Ngoài việc tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn về giấy tờ và hồ sơ, các Dược sĩ cần đặc biệt chú trọng đến việc sắp xếp quầy thuốc sao cho phù hợp với quy định và đạt chuẩn gpp. Đây không chỉ là yếu tố cần thiết để đạt chuẩn, mà còn là nền tảng để đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự an toàn cho khách hàng.

Một nhà thuốc đạt chuẩn GPP được hiểu như nào?

• Cơ sở vật chất: Nhà thuốc đạt chuẩn GPP phải có cơ sở vật chất đạt yêu cầu về diện tích, không gian, và an toàn. Khu vực bán thuốc, bảo quản thuốc, và khu vực dành cho khách hàng phải được phân chia rõ ràng, đảm bảo sự thuận tiện và vệ sinh. Ngoài ra, nhà thuốc cần được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để bảo quản thuốc theo đúng yêu cầu, bao gồm tủ lạnh cho thuốc cần giữ lạnh, nhiệt kế và ẩm kế để theo dõi điều kiện bảo quản.
• Quản lý và bảo quản thuốc: Thuốc trong nhà thuốc đạt chuẩn GPP phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học, dễ tìm kiếm và không để lẫn lộn với các sản phẩm khác. Đặc biệt, việc bảo quản thuốc phải tuân theo các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng để đảm bảo chất lượng thuốc không bị giảm sút.
• Nhân sự: Nhân sự là yếu tố then chốt trong việc đạt  tiêu chuẩn GPP. Nhà thuốc phải có Dược sĩ chịu trách nhiệm chuyên môn với trình độ đào tạo chuyên sâu và chứng chỉ hành nghề hợp lệ. Ngoài ra, Dược sĩ và các nhân viên cần tham gia các chương trình đào tạo liên tục để cập nhật kiến thức về dược phẩm và các quy định pháp luật mới nhất.
• Quy trình hoạt động: Nhà thuốc đạt chuẩn GPP phải có quy trình hoạt động chuyên nghiệp và tuân thủ các quy định. Dược sĩ phải thực hiện việc tư vấn sử dụng thuốc một cách chính xác, đưa ra các cảnh báo về tác dụng phụ và tương tác thuốc khi cần thiết. Bên cạnh đó, việc quản lý hồ sơ và giấy tờ, bao gồm cả các giao dịch liên quan đến thuốc kiểm soát đặc biệt, phải được thực hiện chặt chẽ và lưu trữ đầy đủ.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Một nhà thuốc đạt tiêu chuẩn GPP phải tuân thủ mọi quy định pháp luật liên quan đến kinh doanh dược phẩm. Điều này bao gồm việc xin giấy phép kinh doanh, thực hiện báo cáo định kỳ, và tuân thủ các quy định về quản lý chất lượng thuốc. Việc tuân thủ pháp luật không chỉ giúp nhà thuốc hoạt động bền vững mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý.
• Đảm bảo an toàn sức khỏe cộng đồng: Nhà thuốc đạt tiêu chuẩn GPP có trách nhiệm cung cấp thuốc an toàn và chất lượng cho khách hàng, góp phần bảo vệ và nâng cao sức khỏe cộng đồng. Ngoài ra, nhà thuốc cần tham gia vào các chương trình bảo vệ sức khỏe cộng đồng, chẳng hạn như phòng chống dịch bệnh, để đóng góp tích cực vào việc bảo vệ sức khỏe toàn dân.

Lí do các dược sĩ cần sắp xếp thuốc tại nhà thuốc GPP

Việc sắp xếp thuốc tại nhà thuốc đạt chuẩn GPP là vô cùng quan trọng vì những lý do sau:

• Đảm bảo an toàn và hiệu quả sử dụng thuốc: Sắp xếp thuốc khoa học giúp Dược sĩ dễ dàng tìm kiếm và cung cấp đúng loại thuốc, tránh nhầm lẫn khi giao thuốc cho khách hàng. Điều này đặc biệt quan trọng với những loại thuốc có tác dụng mạnh hoặc có nguy cơ gây hại nếu sử dụng sai cách.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Theo quy định GPP, việc sắp xếp thuốc phải đảm bảo các điều kiện về phân loại, bảo quản và quản lý thuốc. Sự tuân thủ này không chỉ giúp nhà thuốc hoạt động hợp pháp mà còn tránh các hình phạt từ cơ quan chức năng.
• Duy trì chất lượng thuốc: Sắp xếp thuốc đúng cách đảm bảo thuốc được bảo quản ở điều kiện thích hợp về nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Điều này giúp duy trì chất lượng thuốc, đảm bảo hiệu quả điều trị và tránh tình trạng thuốc bị hỏng hoặc giảm hiệu lực.
• Nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh: Khi thuốc được sắp xếp gọn gàng, có hệ thống, việc kiểm soát tồn kho và quản lý sản phẩm trở nên dễ dàng hơn. Nhà thuốc có thể nhanh chóng xác định những loại thuốc gần hết hạn, tồn kho hoặc thiếu hụt, từ đó cải thiện hiệu quả kinh doanh và tránh lãng phí.
• Tạo sự chuyên nghiệp và tin cậy: Một nhà thuốc được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp không chỉ mang lại sự thuận tiện cho nhân viên mà còn tạo ấn tượng tích cực cho khách hàng. Điều này góp phần nâng cao uy tín và độ tin cậy của nhà thuốc trong mắt người tiêu dùng.

Sắp xếp thuốc đúng chuẩn là một phần quan trọng trong việc đảm bảo nhà thuốc hoạt động hiệu quả, an toàn, và tuân thủ đúng các quy định của GPP.

6 nguyên tắc cho các chủ nhà thuốc khi sắp xếp thuốc đạt chuẩn GPP

Phân loại thuốc rõ ràng theo từng nhóm thuốc riêng biệt dành cho nhà thuốc đạt chuẩn gpp

Thuốc cần được phân loại theo từng nhóm chức năng, dạng bào chế, hoặc công dụng. Điều này giúp Dược sĩ dễ dàng tìm kiếm và tránh nhầm lẫn khi cung cấp thuốc cho khách hàng. Đặc biệt, thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, và thuốc đặc trị nên được sắp xếp riêng biệt.

Thông thường, thuốc được phân thành hai loại chính: thuốc kê đơn và thuốc không kê đơn. Việc phân chia này là cơ sở quan trọng để Dược sĩ sắp xếp thuốc một cách chính xác, nhằm tránh nhầm lẫn và bảo vệ an toàn sức khỏe của người sử dụng.

Thuốc không kê đơn được phân loại dựa trên Thông tư 23, bao gồm danh mục 250 hoạt chất không cần đơn thuốc. Trong khi đó, thuốc kê đơn được phân thành 30 nhóm cụ thể, theo hướng dẫn từ Công văn 1517/BYT-KCB về quy chế kê đơn trong điều trị ngoại trú. Việc nắm rõ và thực hiện đúng các quy định này là chìa khóa để đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự an toàn cho bệnh nhân.

Đối với những nhà thuốc chưa áp dụng công nghệ quản lý hiện đại như phần mềm quản lý nhà thuốc, việc nhận biết và sắp xếp các loại mặt hàng là rất quan trọng. Để đảm bảo thuốc được đặt đúng vị trí, dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra trong kho cũng như ngoài quầy, Dược sĩ cần nắm vững cách phân loại và nhận diện thuốc một cách chính xác.

Một số phương pháp nhận biết thuốc bao gồm:

• Số đăng ký trên hộp thuốc: Mỗi hộp thuốc đều có số đăng ký gồm chữ, số và năm cấp, giúp xác định chính xác nguồn gốc và loại thuốc.
• Nơi sản xuất: Thuốc có xuất xứ từ Việt Nam thường có ký hiệu như “VN” cho thuốc nhập khẩu, và các ký hiệu như “VD”, “VS”, “V” cho thuốc sản xuất trong nước. Việc nắm rõ các ký hiệu này giúp Dược sĩ dễ dàng phân loại và sắp xếp thuốc đúng cách.

Những phương pháp nhận biết này không chỉ giúp quá trình quản lý thuốc trở nên dễ dàng hơn mà còn đảm bảo việc cung cấp thuốc được chính xác và an toàn cho người sử dụng.

Để nhận biết thực phẩm chức năng, Dược sĩ và nhân viên nhà thuốc cần chú ý đến các thông tin quan trọng ghi trên bao bì sản phẩm:

• Số đăng ký: Trên hộp của thực phẩm chức năng, số đăng ký thường là Số công bố tiêu chuẩn (SCBTC), bao gồm các thông tin như số được cấp, năm cấp và ký hiệu YT-CNTC. Đây là mã số xác nhận sản phẩm đã được cơ quan chức năng phê duyệt theo quy chuẩn.
• Dòng chữ cảnh báo: Thực phẩm chức năng thường đi kèm với các dòng chữ như “Thực phẩm chức năng”, “Thực phẩm dinh dưỡng”, hoặc cảnh báo rõ ràng rằng “Sản phẩm này không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh”. Điều này giúp người tiêu dùng và nhân viên y tế phân biệt rõ ràng giữa thực phẩm chức năng và thuốc điều trị.

Sắp xếp thuốc theo điều kiện bảo quản của từng loại thuốc 

Mỗi nhà thuốc cần tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về nhiệt độ để duy trì chất lượng và tính ổn định của từng loại thuốc. Nhiệt độ không đúng không chỉ làm giảm hiệu quả mà còn có thể gây biến đổi chất, ảnh hưởng đến an toàn khi sử dụng. Bên cạnh đó, một số loại thuốc đặc biệt yêu cầu điều kiện bảo quản riêng, do đó việc sắp xếp thuốc theo nhóm là điều cần thiết.

Ví dụ, các loại thuốc kháng sinh, thuốc hạ sốt, và các loại thuốc thông thường khác chỉ cần được bảo quản ở điều kiện nhiệt độ phòng. Điều này đảm bảo rằng thuốc không bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ môi trường mà vẫn giữ nguyên hiệu lực.

Tuy nhiên, đối với những loại thuốc đặc biệt như vắc xin, viên đạn hạ sốt, hoặc các sản phẩm có mùi, dễ bay hơi, và dễ phân hủy, cần phải có khu vực bảo quản riêng với nhiệt độ đặc biệt. Những sản phẩm này đòi hỏi điều kiện bảo quản nghiêm ngặt hơn, thường là trong tủ lạnh hoặc môi trường được kiểm soát để duy trì chất lượng và an toàn sử dụng.

Việc hiểu rõ và tuân thủ các yêu cầu này không chỉ giúp bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng mà còn đảm bảo rằng nhà thuốc luôn duy trì được tiêu chuẩn GPP trong hoạt động hàng ngày.

Tuân thủ và sắp xếp theo quy định chuyên môn đã được pháp luật ban hành

Theo quy định hiện hành, việc sắp xếp các loại thuốc và sản phẩm đặc biệt trong nhà thuốc cần tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn và hạn chế rủi ro. Dưới đây là các yêu cầu cụ thể:

• Thuốc độc bảng A và B: Các loại thuốc thuộc nhóm độc bảng A và B phải được sắp xếp riêng biệt trong khu vực bảo quản đặc biệt hoặc đựng trong các ngăn tủ riêng biệt, và phải được khóa chắc chắn. Điều này giúp đảm bảo an toàn và ngăn ngừa việc tiếp xúc không mong muốn. Đồng thời, nhiệt độ và điều kiện bảo quản cần phải được kiểm soát đúng theo quy chế chuyên môn của ngành Dược.
• Hàng chờ xử lý: Các mặt hàng đang chờ xử lý cần được đặt vào khu vực riêng biệt và phải được gắn nhãn rõ ràng với chữ “Hàng chờ xử lý”. Việc này giúp phân biệt rõ ràng các sản phẩm cần được xử lý thêm, tránh nhầm lẫn và đảm bảo quy trình quản lý hiệu quả.
• Mặt hàng dễ vỡ và chất lỏng: Các sản phẩm dễ vỡ như chai, lọ, ống truyền, ống tiêm, v.v. nên được đặt ở vị trí an toàn trong cùng và không được xếp chồng lên các loại thuốc khác hoặc chồng lên nhau. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ hư hỏng và đảm bảo tính toàn vẹn của sản phẩm.
• Nguyên tắc sắp xếp khác: Để tối ưu hóa việc quản lý nhà thuốc, bạn có thể áp dụng các nguyên tắc sắp xếp khác như phân loại theo nhóm tác dụng dược lý, công thức hóa học, hãng sản xuất hoặc dạng thuốc. Các phương pháp này giúp cải thiện khả năng tìm kiếm và quản lý tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà thuốc.

Việc thực hiện đúng các nguyên tắc này không chỉ giúp duy trì sự an toàn và chất lượng của thuốc mà còn đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành dược.

Tuân theo tiêu chí với “4 Dễ” trong việc sắp xếp thuốc: Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ kiểm tra

Trong một mô hình kinh doanh với lượng sản phẩm lớn và đa dạng, việc áp dụng các nguyên tắc sắp xếp thuốc là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả bán hàng và quản lý kho. Sắp xếp theo nguyên tắc giúp cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình quản lý quầy thuốc.

Đối với những nhà thuốc có khối lượng sản phẩm lớn, việc sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc trở nên rất quan trọng. Các phần mềm này không chỉ giúp sắp xếp thuốc một cách khoa học mà còn hỗ trợ theo dõi tồn kho, cập nhật thông tin sản phẩm và quản lý đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ vào công nghệ, các quy trình quản lý trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho việc bảo trì và tổ chức kho.

Việc triển khai phần mềm quản lý không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo rằng thông tin về sản phẩm luôn được cập nhật và chính xác, từ đó nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của nhà thuốc.

Sắp xếp quầy thuốc theo nguyên tắc FEFO & FIFO

• Sắp xếp theo nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out): Nguyên tắc FEFO yêu cầu các mặt hàng có hạn sử dụng gần nhất phải được đặt ra ngoài và ưu tiên bán trước. Ngược lại, các mặt hàng có hạn sử dụng còn lại dài hơn sẽ được đặt vào phía trong kho. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro hàng hóa hết hạn và đảm bảo rằng sản phẩm luôn được sử dụng trong thời gian còn hiệu lực, từ đó duy trì chất lượng và an toàn của sản phẩm.
• Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out): Nguyên tắc FIFO quy định rằng hàng hóa được sản xuất hoặc nhập vào kho trước sẽ được xuất ra trước. Điều này có nghĩa là các lô hàng nhập kho sớm hơn sẽ được ưu tiên xuất trước các lô hàng mới nhập. Nguyên tắc này giúp duy trì việc sử dụng hàng hóa theo đúng chu kỳ nhập kho và xuất kho, từ đó đảm bảo rằng sản phẩm được quản lý một cách hiệu quả và tránh tình trạng hàng hóa bị ứ đọng hoặc lãng phí.

Cả hai nguyên tắc FEFO và FIFO đều đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kho, giúp duy trì chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa quy trình vận hành của nhà thuốc.

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, giấy tờ và các vật phẩm liên quan trong nhà thuốc đạt chuẩn gpp

Ngoài việc quản lý các loại thuốc và thực phẩm chức năng, việc sắp xếp giấy tờ, sổ sách và tài liệu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của nhà thuốc. Để đảm bảo mọi thứ được tổ chức khoa học và tuân thủ đúng quy định, cần lưu ý những điểm sau:

• Sắp xếp giấy tờ và tài liệu: Tất cả các giấy tờ, sổ sách và tài liệu liên quan phải được phân loại rõ ràng và lưu trữ một cách cẩn thận. Điều này giúp dễ dàng truy cập và quản lý thông tin, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và hợp pháp. Tài liệu cần được sắp xếp theo từng nhóm, chẳng hạn như hồ sơ quản lý thuốc, báo cáo định kỳ, hồ sơ khách hàng, và các văn bản pháp lý.
• Quản lý văn phòng phẩm và dụng cụ: Các văn phòng phẩm, dụng cụ dùng cho việc kê đơn, bán hàng và vật dụng vệ sinh cần được sắp xếp gọn gàng và để đúng nơi quy định. Việc này giúp tối ưu hóa không gian làm việc và đảm bảo mọi dụng cụ luôn sẵn sàng khi cần.
• Tư trang cá nhân của Dược sĩ: Tư trang cá nhân của Dược sĩ chuyên môn, như túi xách, áo khoác hay các vật dụng cá nhân khác, không được để trong khu vực quầy thuốc. Điều này giúp giữ cho khu vực làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp và tránh gây nhiễu loạn cho quá trình làm việc và giao dịch.

Khi nhà thuốc của bạn hướng tới việc đạt chuẩn GPP (Good Pharmacy Practice), SPHACY sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình này. Chúng tôi cung cấp giải pháp toàn diện để giúp nhà thuốc của bạn không chỉ tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng mà còn tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.